De Evenemententool

De evenemententool wordt gebruik voor zowel fysieke als online evenementen. Maar ook maar voor informatieavonden kan het een handig middel zijn. Er is geen strakke afspraak over een minimum aantal deelnemers. Maar houdt ongeveer 40 á 50 deelnemers aan als richtlijn. Bedenk vooraf vooral of het werk dat je hebt om de tool te vullen in verhouding staat met het zelf verzenden van een uitnodiging en bijhouden van de aanmeldingen. Denk met name aan teksten, foto, aantal sessies. Een maximum aantal genodigden is er niet. Complexe programma’s (blokkenschema’s met links naar sessies, meerdere dagen waarop het evenement plaatsvindt, etc.) vragen meer overleg en afstemming vanwege de technische mogelijkheden van de tool. Een aanvraagformulier voor de evenemententool vind je hier.

Wat kan er allemaal met de evenemententool:

  • Via gelderland.nl zijn openbare evenementen in te zien door geïnteresseerden.
  • Aan de achterkant vult het Online team de tool met informatie over het evenement: openbaar of besloten.
  • Via de tool kan een save the date/uitnodiging/herinnering/noodmail worden verstuurd.
  • Op de evenementenpagina staat jouw evenement met foto en tekst over het doel, voor wie de doelgroep is, het programma, eventuele sessies, de locatie route of link en de mogelijkheid aan te melden.
  • Wij gebruiken een vast format (Excel) voor het aanleveren van de emailadressen van genodigden.
  • Aanmeldingen worden in Excel bijgehouden, je kunt daar via inlog inzage in krijgen.
  • Bij aanmelding wordt automatisch een bevestigingsmail verzonden.
  • Sessies kunnen op maximum aantal deelnemers gezet worden, waarbij geldt: vol is vol.

Wie doet wat:

  • De projectleider stemt met de communicatieadviseur nut en noodzaak van bijeenkomst af.
  • De communicatieadviseur legt contact met Madelon/Esther en de projectondersteuner.
  • Madelon/Esther sturen een intakeformulier en format adressenbestand toe aan projectondersteuner.
  • Madelon/Esther reserveren vast tijd bij Online team om op gewenste datum de tool te kunnen vullen.
  • De communicatieadviseur laat bij Communicatieplanning een foto bewerken voor de eventpagina en laat ook een header maken voor de email. Communicatieplanning weet wat de eisen van vormgeving voor de tool zijn.
  • De projectleider of projectondersteuner levert Madelon alle informatie voor de tool: teksten tool (programma, voor wie, doel, sessies, etc.) en de uitnodiging/foto/informatie met adressenbestand.
  • Madelon/Esther regelt met Online team dat de uitnodiging verzendklaar is en op de evenementenpagina een aanmeldknop is aangemaakt. De communicatieadviseur leest mee met de eindopmaak.
  • De uitnodiging wordt vanuit de eventtool gestuurd met als afzender het Provinicieloket.
  • Een of twee personen (bijv. projectleider en projectondersteuner) kunnen een inlog ontvangen via het Online team. Zo kunnen zijn zelf het aantal aanmeldingen in Excel regelmatig checken.
  • De projectondersteuner laat via Madelon/Esther de vergaderlink sturen naar iedereen die zich aangemeld heeft. Het Online team verstuurt deze email via de evenemententool.