Hoe organiseer ik een livestream?

Wat is een Livestream?

Een livestream is een directe uitzending via internet. Het is mogelijk om het online publiek op verschillende manieren live in de uitzending te betrekken. Een uitzending duurt bij voorkeur maximaal 1 uur. (Het is statistisch bewezen dat de aandacht na 30 minuten verslapt.) Voor een gevarieerde uitzendingen afwisselend beeld, wissel je interessante (gast)sprekers af met filmpjes en zorg je (eventueel) voor interactie. Je kunt een livestream vanuit MS Teams regelen. maar ook vanuit de studio op het provinciehuis of een externe locatie. Voor hulp bij de organisatie van een livestream vanuit MS Teams kun je contact opnemen met Tineke Elbers.

Voordelen van een livestream

  • Een livestream is een online alternatief voor een (korte) fysieke bijeenkomst.
  • Een livestream is een manier om je doelgroep persoonlijk te informeren over iets nieuws.
  • Interactie met je doelgroep is mogelijk, bijvoorbeeld via de Mentimeter, Whatsapp of (beeld)bellen.
  • Je kunt de opname van een live uitzending ook achteraf bekijken en delen.
  • Mogelijkheid om PowerPoint, Prezi of filmpjes te tonen. De provinciale filmpjes moeten via Vimeo toegankelijk zijn.

Live uitzending vanuit de Provinciale studio of een externe locatie

  • Er is een vaste studio op de begane grond onder de Zuid Galerij (oude perskamer).
  • Rekening houdend met de COVID-maatregelen mogen er maximaal 5 personen aan tafel inclusief presentator. Ook als er geen COVID-maatregelen zijn, is niet aan te raden veel meer mensen aan tafel te laten plaatsnemen. Alleen mensen die een rol hebben bij het gesprek daar te laten zitten. Kies verder voor tafelwissels.
  • Houdt rekening met ongeveer 1 uur voor opbouw, testen, de uitzending en afbouw.
  • Je kunt de studio reserveren via evenementen@gelderland.nl of mail/bel met Esther Beugelink, e.beugelink@gelderland.nl, 026 359 82 07 of Madelon Tuil, m.tuil@gelderland.nl, 026 359 86 40.
  • De technici worden vastgelegd door Esther Beugelink en Madelon Tuil en worden in principe intern geregeld.
  • Uiteraard kun je ook extern een live-uitzending regelen.
  • De kosten komen ten laste van het betreffende Programma.

Biedt een gevarieerde uitzending

  • Bereid je uitzending goed voor (met je communicatieadviseur).
  • Bedenk wat het doel van de livestream is: informeren, reageren, ideeën uitwisselen, een combi hiervan.
  • Als je live interactie met je publiek wilt, bedenk dan welk middel je inzet: Mentimeter, Whatsapp, (beeld)bellen etc.
  • Zorg voor een goede presentator, passend bij het onderwerp én bij de tafelgasten. Hij/zij moet de gasten op hun gemak stellen en zorgen voor een vlot en inhoudelijk gesprek. Esther Beugelink en Madelon Tuil kunnen je hierbij adviseren.
  • Zorg dat je vóóraf mondeling contact hebt met de presentator om te beoordelen of je aan elkaars verwachtingen voldoet.
  • Zorg voor gasten die gemakkelijk en goed spreken en die zich comfortabel voelen voor een camera.
  • Zorg voor gasten die inspirerend zijn voor je doelgroep.
  • Is een van de gedeputeerde een tafelgast, betrek dan ook de woordvoerder bij de voorbereiding.
  • Bedenk hoe je je livestream gaat promoten en hoe je de link naar de livestream gaat verspreiden. Je kunt hiervoor de evenemententool gebruiken.
  • Bepaal van tevoren goed de rollen en taken die een ieder tijdens het testen en de uitzending heeft en benoem een projectleider als eindverantwoordelijke.
  • Benoem een moderator als je gebruik maakt van bijvoorbeeld Whatsapp en/of Mentimeter.
  • Maak een gedetailleerd draaiboek. Hierin staat van minuut tot minuut wat ieders rol is en wat voor taken hij heeft op welk tijdstip tijdens de uitzending. Dit varieert van het vertonen van de sheet, de tafelwissel, de positie van de camera’s tot het instarten van de filmpjes.
  • Neem vooraf en tijdens de testuitzending met de benodigde betrokkenen het draaiboek goed door.
  • Check bij de technici dat zij ervoor zorgen dat alle audioapparatuur werkt, zowel tijdens het testen als bij de livestream zelf. Laat de eindverantwoordelijke vóóraf met de technici de audioapparatuur (beeld, geluid, externe beeld-/geluidsbronnen) testen.
  • Het kan geen kwaad om een extra microfoon en batterijen bij de hand te hebben.
  • Zorg voor een startbeeld en afsluitend beeld in huisstijl met naam en datum van de livestream.Deze kan je aanvragen bij communicatieplanning. Bijvoorbeeld met een doorverwijzing naar een website of e-mailadres of telefoonnummer (Provincieloket) voor meer vragen.
  • Maak de sheets in provinciale huisstijl. Tenzij je met meerder externe partijen samenwerkt, dan graag de neutrale huisstijl gebruiken.

Bereid eventuele gastsprekers voor

  • Niks is erger dan een moment van ongemakkelijke stilte.
  • Zorg ervoor dat je gasten tijdens een proefperiode voorbereid zijn op eventuele vragen. Oefen niet te veel, maar doe wat je kunt om te voorkomen dat je ze overrompelt.
  • Plan voor de uitzending tijd in voor kennismaking met de presentator en de gasten.
  • Het kan helpen om een potentiële gast vooraf een aantal vragen te stellen, maar bewaar enkele vervolgvragen of diepgaande vragen voor on-air, zodat je ze zowel kunt laten voorbereiden als reageren op het moment.

Interactie tijdens de uitzending

  • Voor interactie met de kijkers kun je Whatsapp gebruiken of de chat open laten zetten. Voordeel is dat je tegelijkertijd kunt chatten en de chats kan laten zien.
  • Wil je gebruik maken van Whatsapp, vraag dan via het wijzigingsformulier een tijdelijke smartphone.
  • Je kunt op het formulier aangeven of je voorkeur uitgaat naar Apple of Samsung.
  • Voor interactie kun je ook gebruik maken van Mentimeter.

Gebruik van filmpjes

  • Korte filmpjes (liefst maximaal 2 minuten).
  • Bestanden graag aanleveren in mp3 of mp4.
  • Als er een fragment uit een filmpje gebruikt wordt, lever het filmpje dan uiterlijk 1 week van tevoren aan.

Standaardmateriaal dat je bij een live-uitzending kan gebruiken

  • Graag regelen via Madelon Tuil en /of Esther Beugelink.
  • Standaard sheets met provinciaal logo waarop staat dat de uitzending in enkele minuten van start gaat.
  • Een neutrale leader (intro filmpje) voor de start van een uitzending en een tune die we voorafgaand van een filmpje kunnen laten horen.
  • Bordje waarop staat “stilte opnames”.

Monitoring

  • Zet iemand in voor het monitoren van sociale media, opmerkingen en vragen tijdens de live uitzending.
  • Je kan een hashtag speciaal voor de livestream aanmaken.
  • Je kunt je hashtag al vóór de livestream introduceren. Bijvoorbeeld: op je website, in je uitnodiging, en de evenementenpagina. Dat helpt om buzz rondom je livestream te creëren.

Na je livestream

  • Het is altijd leuk en handig om je bezoekers te volgen nadat je livestream is afgelopen.
  • Bedank ze voor hun tijd, vertel ze eventueel over je volgende evenement en nodig ze uit om relevante inhoud te downloaden.
  • Wil je de livestream nog eens terug laten kijken via social media of de website. Hou ervan tevoren rekening mee dat de uitzending voldoet aan alle digitale toegankelijkheideisen. We praten dan over ondertiteling en audiodescriptie. Audiodescriptie is een voice-over die weergeeft wat er in beeld gebeurt. Het ondertitelen en inspreken van audiodescriptie kunnen wij niet in huis en moet extern geregeld worden. De organisator moet hiervoor betalen en dat loopt aardig in de papieren.

Hoe organiseer je een livestream? Neem contact op met onze evenementencollega’s via evenementen@gelderland.nl of mail/bel met Esther Beugelink, e.beugelink@gelderland.nl, 026 359 82 07 of Madelon Tuil, m.tuil@gelderland.nl, 026 359 86 40. In overleg reserveren zij een interne of externe opname studio en organiseren de techniek. Met jou stemmen ze af of een communicatieadviseur hierbij ingeschakeld moet worden.