Hoe organiseer ik een online event?

  1. Hoe maak je de juiste keuze? Bepaal vooraf wie je doelgroep is voor de te organiseren bijeenkomst. Gaat het hier om een interne groep van collega’s? Zijn het externen? Dus: inwoners, samenwerkingspartijen, andere provincies, gemeentes, vertegenwoordigers, etc.? Of een combinatie van inwoners en andere partijen? En hoe groot is je doelgroep? Gaat het om 1-op-1 contact met een partij of persoon? Wil je meerdere personen in één keer bereiken? Denk verder goed na over de doelstelling van je bijeenkomst. Wil je inspireren of informeren en zenden of wil je een dialoog interactie met je doelgroep? Gaat het om een gesprek met een vakgenoot? Of is samenwerken aan een gezamenlijk project het doel? En gaat het dan om een eenmalige of regelmatige samenwerking? Als je deze vragen beantwoord hebt, bedenk je welke online tool het meest geschikt is. Meer informatie over bijvoorbeeld een digitaal overleg via MS Team, een studio opname van een livestream of diverse interactiemogelijkheden lees je in de Brochure Online Mogelijkheden.
  2. Combineer kanalen in de voorbereiding Als je fysiek de verbinding mist, moet je die digitaal zien terug te brengen, ook in de voorbereiding. Communiceer zowel in- als extern om iedereen op de hoogte te houden van het programma, de veranderingen en de onzekerheden. Transparantie en consistentie in de boodschap over alle kanalen is essentieel.
  3. Maak een gedetailleerd draaiboek Zorg ervoor dat iedereen die betrokken is bij de hosting en presentatie van de bijeenkomst weet wat er speelt en wat hij/zij moet doen. Sommige zaken en rollen zijn hetzelfde als bij offline-bijeenkomsten: Wie is de host? Zijn alle sprekers bekend en zijn ze op de hoogte? Wanneer krijgen mensen de kans om vragen te stellen? Andere rollen zijn specifiek voor online. Ook deze moeten vooraf duidelijk zijn: iemand die zijn scherm deelt om de sheets te laten zien, een technisch operator, en een speciale moderator voor de online chat die bijvoorbeeld vragen verzamelt. Een format voor een draaiboek vind je hier.
  4. Zorg voor heldere spelregels Online-bijeenkomsten hebben hun eigen regels en etiquette; mensen moeten nog wennen aan deze nieuwe manier van samenwerken. Maak de regels expliciet. Deel ze en bespreek ze. Online-bijeenkomsten vereisen nog meer discipline dan hun fysieke tegenhangers.
  5. Zoek naar mogelijkheden voor interactie Online-bijeenkomsten zijn intensief. Het is moeilijk om mensen betrokken te houden. Zorg voor break-out-mogelijkheden in de conferentie, bijvoorbeeld door samen te werken aan online-documenten, zelfs in aparte groepen. Zorg er bovendien voor dat er momenten zijn waarop de deelnemers hun input kunnen geven. Stel een vraag en geef ze de kans om te spreken. En maak gebruik van online verrijkingstools om informatie op te halen bij de deelnemers zoals bijvoorbeeld Mentimeter.
  6. Wie doet wat? In dit document vind je een handige overzicht wie waar verantwoordelijk voor. Hou er rekening mee dat zowel de Servicedesk als de projectondersteuner, net als de communicatieadviseurs nog lerende zijn in hun rol.
  7. Zorg voor goede moderatie Het is handig als minstens 2 mensen de bijeenkomst modereren. Iemand moet de sessie voorzitten en iemand anders moet bijvoorbeeld de deelnemers aan de verschillende ruimtes toekennen, de chat en vragen modereren en doorgeven. Laat deelnemers vragen tijdens gesprekken vooral stellen via de chat of andere tekstvorm, en verzamel ze. Soms kan het publiek elkaar helpen en beantwoordt een deelnemer de vraag al voor deze plenair wordt gesteld. De moderator kan kiezen wat belangrijk is om met iedereen te delen.
  8. Zorg voor voldoende korte pauzes Het is altijd een uitdaging om de aandacht van de mensen vast te houden. Zeker als ze vanuit huis werken, ingelogd zijn op hun eigen PC en de mogelijkheden voor interactie beperkt zijn. Er kan van alles aan de hand zijn in hun omgeving. Misschien hebben kinderen aandacht nodig of springt er een kat op hun bureau. Geef mensen de kans om voor zichzelf en andere taken te zorgen door veel korte pauzes in te plannen. Zorg naast pauzes ook voor mini-breaks met een leuke activiteit als het een lange bijeenkomst gaat en de doelgroep zich hiervoor leent.
  9. Gebruik humor Ook al heb je je zo goed mogelijk voorbereid, sommige dingen gaan waarschijnlijk mis. Dus je kunt net zo goed stoppen met je zorgen te maken! Mensen worden per ongeluk gemute of de volgende presentator is niet bekend met de techniek en verknoeit het. Positiviteit en een grapje hier en daar helpen mensen om comfortabel te worden. Herinner iedereen er gewoon aan dat we allemaal leren om op een nieuwe manier te werken. Je doet je best om tegemoet te komen aan de wensen van de mensen. Neem het niet te serieus!
  10. Bied een boeiend, interactief programma Kortom, zorg ervoor dat je programma boeiend en interactief is. Een beleving met een wauw-effect en liefst ook nog de mogelijkheid tot netwerken. Niets is makkelijker om als deelnemer ongezien de online bijeenkomst te verlaten, en dat is ontzettend jammer.

Wat snelle tips om een goed programma neer te zetten:

  • Korte muziekintro en -afsluiting
  • Spreektijd niet langer dan 6 minuten
  • Bijeenkomst niet langer dan 1,5 uur
  • Afwisseling bieden door een filmpje met een persoonlijke noot, (mini-) vlogs
  • Mentimeter, of andere verrijkingstools inzetten
  • Continu blijven prikkelen
  • Kijkers betrekken, met vragen als “Vraag jij jezelf ook weleens af …..?”
  • Pollvragen inzetten
  • Deelnemers vooraf een Eventbox sturen met artikelen die passen bij jouw evenement
  • De evenementrol van de moderator is erg belangrijk. Laat een assistent de chat in de gaten houden, iedereen naar de break-out rooms sturen enzovoort.